Penali di mora sulle fatture freelance: quanto addebitare e come farle rispettare

Una penale di mora tipica per un freelance si aggira intorno all'1,5% del saldo scaduto al mese, e regge solo se l'hai scritta nel contratto e in fattura prima di iniziare il lavoro. Questa è tutta la ricetta. Il resto dell'articolo spiega quanto è ragionevole, dove mettere la formulazione e cosa fare al giorno 1, al giorno 30 e al giorno 60.

Una premessa: la penale di mora è soprattutto un deterrente. Su una fattura da 5.000 €, l'1,5% sono 75 € al mese. Non smuove un cliente che temporeggia, quindi la penale funziona meglio insieme a una routine di solleciti costante.

Quanto addebitare come penale di mora su una fattura freelance

La cifra più comune è circa l'1,5% al mese dopo la data di scadenza. Freelancers Union suggerisce proprio questo e aggiunge che l'importo non deve essere elevato. Altre fonti preferiscono una percentuale fissa: il testo di esempio di Stripe recita "A 5% late fee will be applied to payments received after [due date]" (una penale del 5% sarà applicata ai pagamenti ricevuti dopo la data di scadenza).

Puoi scegliere tra due forme:

• Percentuale mensile. L'1,5% al mese sul saldo non pagato. Cresce con la fattura e continua ad aumentare finché resta insoluta.
• Percentuale una tantum o importo fisso. Una penale del 5% su un progetto da 1.000 $ equivale a 50 $ aggiunti alla fattura successiva, ed è l'esempio di Bonsai. Un importo fisso si adatta alle fatture piccole, dove una percentuale darebbe quasi nulla.

Qualunque forma scelga, mantienila ragionevole. Le penali di mora sono in genere applicabili solo se sono ragionevoli e indicate in anticipo. Non esiste una soglia esatta, ma gli esempi di Bonsai rendono l'idea: 250 $ su un progetto da 5.000 $ sembrano equi, mentre 100 $ su uno da 150 $ no. Una penale che sembra punitiva è quella che viene contestata.

Dove scrivere la penale

Una penale che il cliente non ha mai visto è una penale difficile da riscuotere. Scrivila in due posti.

Nel contratto

Usa una formulazione chiara e specifica che dica come viene calcolata la penale. Una clausola modello di Bonsai recita: "If this invoice is unpaid by the due date, a non-compounding late fee of X% accrues monthly on the outstanding amount" (se questa fattura non è pagata entro la data di scadenza, matura mensilmente una penale di mora del X% senza capitalizzazione sull'importo residuo). Indicare tasso, momento di decorrenza e assenza di capitalizzazione non lascia nulla all'interpretazione.

Su ogni fattura

Ripeti le condizioni della penale sulla fattura stessa e usa una data di scadenza esatta. La guida alla fatturazione di Stripe consiglia una data precisa invece del solo "Due in 30 days" (da pagare entro 30 giorni). Il pagamento a 30 giorni è il più diffuso, e Stripe suggerisce di partire con 14 giorni per i nuovi clienti. Aggiungi il numero di fattura e le istruzioni di pagamento perché nulla rallenti il cliente.

Molti freelance aggiungono anche un breve periodo di tolleranza di pochi giorni prima che scatti la penale. Sta a te decidere, e se ne offri uno, scrivilo anche nella clausola.

Far rispettare la penale passo dopo passo

Farla rispettare è soprattutto routine. Decidi i passaggi una volta e seguili allo stesso modo con ogni cliente.

1. Prima della scadenza. Invia un promemoria qualche giorno prima. Stripe lo indica come il modo più semplice per ridurre i pagamenti in ritardo.
2. Il giorno dopo la scadenza. Manda un messaggio cortese chiedendo se il cliente ha bisogno di qualcosa per saldare l'importo, e riallega la fattura.
3. Finito il periodo di tolleranza. Emetti una fattura aggiornata che includa la penale, con una nota come "Second notice - 30 days past due" (secondo avviso: 30 giorni di ritardo), come suggerisce Freelancers Union.
4. Continua a sollecitare finché il cliente non paga o concordate per iscritto un piano di pagamento.
5. Se si trascina. Passa a un avvocato (una lettera o una telefonata è un primo passo comune), a un'agenzia di recupero crediti o al giudice per le controversie di modesta entità. La nostra guida all'escalation per i clienti che non pagano percorre questa scala.

Due regole della guida di Bonsai valgono la pena di essere copiate. Non accettare un pagamento ridotto in cambio della rinuncia alla penale, perché insegni al cliente che pagare in ritardo costa poco. E sospendi il nuovo lavoro per un cliente molto in ritardo: un mese circa di silenzio è un campanello d'allarme sul rapporto, non solo sulla fattura.

Rendi la fattura a prova di contestazione

Il ritardo nel pagamento è spesso una contestazione mascherata. Un cliente che non riconosce le ore di una fattura preferisce aspettare piuttosto che pagare. Registri del tempo dettagliati tolgono questa scusa: ogni riga mostra progetto, giorno e durata. Se arriva una domanda, il nostro articolo sulle contestazioni sulle ore spiega la prima risposta, e registri del tempo abbastanza precisi da fatturare spiega come costruire documentazione solida.

Le regole locali cambiano: l'UE come esempio

Quello che puoi addebitare dipende da dove si trovano te e il tuo cliente, e questo articolo è un'informazione generale, non una consulenza legale. Come esempio, la pagina della Commissione europea sui ritardi di pagamento descrive la direttiva 2011/7/UE per i pagamenti tra imprese: interessi legali pari al tasso di riferimento della BCE più almeno 8 punti percentuali, e un importo fisso minimo di 40 EUR per i costi di recupero. Le imprese devono pagare entro 60 giorni, salvo diverso accordo espresso. In paesi come questi, la legge può già riconoscerti più di quanto farebbe una clausola contrattuale. Altrove, dei limiti massimi possono restringere ciò che addebiti. Per un saldo elevato o un cliente che rifiuta di pagare, verifica le norme locali o parla con un avvocato.

Metterlo in pratica con Pomlo

Le penali sono più facili da difendere quando la fattura che le sostiene è chiara. Pomlo è un time tracker per iOS, Android e web, e tre funzioni aiutano qui:

• Progetti e clienti organizzano le ore in base a chi fatturi.
• La fatturazione integrata trasforma le ore tracciate in una fattura con un tocco.
• I report mostrano dove è andata la settimana, così i totali di una fattura corrispondono ai tuoi registri.

La formulazione della tua penale resta nel contratto e nelle condizioni di fattura. Il compito di Pomlo è rendere difficili da contestare le ore che stanno sotto. Scarica Pomlo dall'App Store o da Google Play.

Domande frequenti

Quanto può addebitare un freelance come penale di mora?

Una cifra comune è circa l'1,5% al mese sul saldo scaduto, e alcuni modelli usano un 5% fisso. Deve essere indicata in anticipo ed essere ragionevole, e le norme locali possono limitarla o stabilirla, quindi verifica le tue.

Posso aggiungere una penale di mora quando la fattura è già scaduta?

In genere no. Le penali funzionano quando erano state concordate nel contratto e indicate in fattura prima di iniziare il lavoro. Una penale a sorpresa è difficile da difendere.

Vale la pena addebitare una penale di mora?

Sì, come deterrente e leva negoziale, non come entrata. Su una fattura da 5.000 €, l'1,5% sono 75 € al mese. I promemoria e una routine di escalation costante fanno la maggior parte del lavoro.