Fatturazione multivaluta per freelance: farsi pagare in EUR, USD o GBP

Fattura nella valuta del conto su cui vuoi ricevere il denaro, di solito USD, EUR o GBP, e scrivi la valuta accanto a ogni importo. Questa sola abitudine elimina la maggior parte delle sorprese della fatturazione multivaluta per un freelance.

Le sorprese sono reali. Una consulente, in un caso di studio, ha fatturato a clienti europei tramite PayPal e ha ricevuto circa il 6 % in meno di quanto fatturato, di cui circa il 4 % dovuto al ricarico sul cambio. Qui sotto trovi come scegliere la valuta, dove si nascondono le commissioni, cosa deve riportare la fattura e come si inserisce l'IVA UE.

In quale valuta fatturare

Hai tre opzioni realistiche. Fattura nella tua valuta, e il cliente sostiene la conversione. Fattura nella valuta del cliente, e per lui è più semplice, mentre tu ti assumi il rischio di cambio fino all'arrivo dei fondi. Oppure fattura in una valuta molto diffusa come USD, EUR o GBP. Invoice Ninja osserva che l'USD fa spesso da opzione predefinita negli accordi internazionali, mentre valute meno comuni, come il franco svizzero, possono essere più difficili per i clienti.

Nessuna è sempre quella giusta. La tua valuta è la più semplice per te, ma può creare attrito al cliente. La valuta del cliente può aiutare a chiudere l'accordo, ma assorbi tu le oscillazioni.

Allinea la valuta al conto su cui incassi

Un criterio pratico: fattura nella valuta in cui ricevi. Se hai un conto in EUR, fattura in EUR. Se hai un conto in USD, fattura in USD. Così eviti la conversione forzata quando arriva il pagamento. La conversione è il punto in cui il denaro si disperde.

Dove si nascondono le commissioni di cambio

La commissione visibile raramente è quella costosa. Lo stesso caso di studio la mette così: un bonifico «gratuito» con un cambio maggiorato del 3 % non è gratuito. Costi tipici secondo quella fonte, che variano in base al fornitore e alla coppia di valute:

• Bonifico bancario (SWIFT): una tariffa fissa da 15 a 50 $ più un cambio maggiorato, in 1-5 giorni lavorativi.
• Conto multivaluta: circa 0,4 %-1 %, da qualche ora a 2 giorni.
• Payoneer: circa 1 %-3 %, a seconda del metodo.
• PayPal: circa 3 %-4 % più un ricarico sul cambio.
• Carta tramite un processore di pagamenti: circa 2,9 % più una tariffa fissa.

Su circa 80.000 $ di fatturato internazionale annuo della consulente, il passaggio a un conto multivaluta e la fatturazione in euro hanno portato i costi di trasferimento sotto l'1 % e fatto risparmiare circa 4.000 $ stimati. Considera tutte queste cifre come intervalli e verifica i prezzi attuali prima di scegliere.

Per vedere il tuo costo, confronta quanto hai effettivamente ricevuto con il cambio medio di mercato sulle fatture degli ultimi 12 mesi. La differenza è il tuo margine effettivo.

Cosa mettere in una fattura multivaluta

La vaghezza costa denaro. La stessa fonte avverte che una valuta poco chiara può lasciarti con circa l'8 % in meno del previsto. Inserisci questo in ogni fattura:

• La valuta accanto a ogni importo («USD 1.500», non «1.500»).
• I tuoi dati bancari nel formato internazionale corretto (IBAN, SWIFT/BIC o l'email della piattaforma).
• Chi sostiene le commissioni di bonifico, per iscritto.
• Una data di scadenza con il mese scritto per esteso, perché 04/05 non si legga in due modi.
• La valuta indicata anche nel contratto, non solo in fattura.

Se applichi anche interessi per ritardato pagamento, scrivilo nelle stesse condizioni. La nostra guida sulle condizioni per le penali di mora spiega quanto applicare.

Scegliere il tasso di cambio

Quando la valuta della fattura è diversa dalla tua, qualcuno converte a un certo tasso in una certa data. Decidi quali fin dall'inizio. Invoice Quickly suggerisce un riferimento pubblicato, come la BCE o il tasso giornaliero di una banca centrale, una data di conversione dichiarata (data della fattura, data del pagamento o tasso bloccato) e lo stesso metodo ogni volta. La coerenza conta più dell'ottimizzare ogni fattura.

Gestire le oscillazioni del cambio

I tassi si muovono, e su un contratto continuativo lungo questo può cambiare silenziosamente ciò che guadagni. Tre abitudini aiutano:

1. Prevedi un margine. Invoice Ninja suggerisce di aggiungere un cuscinetto alle tariffe per coprire le perdite di cambio, soprattutto su progetti piccoli o una tantum.
2. Aggiungi una clausola di revisione del prezzo. Sui contratti continuativi lunghi, una clausola che scatta dopo una variazione concordata mantiene corrette entrambe le parti.
3. Fattura meno spesso. Passare da fatture settimanali a mensili significa meno operazioni e meno commissioni per operazione.

Qualunque cosa tu scelga, fissa la tua tariffa una volta e rivedila secondo un calendario, non a ogni oscillazione. La scala dei prezzi mostra come ragionare su quella tariffa.

IVA UE e valuta

Se il tuo cliente o la tua attività sono nell'UE, la valuta ha anche un lato fiscale. Secondo le norme IVA dell'UE, una fattura può essere in qualsiasi valuta, ma l'importo dell'IVA deve essere espresso nella moneta nazionale dello Stato membro, convertito con un meccanismo come l'ultimo tasso della BCE. I paesi lo applicano in modo diverso:

• Francia: l'IVA totale dovuta deve essere indicata in EUR su una fattura non in euro.
• Italia: l'imponibile e l'imposta devono essere convertiti in euro.
• Germania: le fatture possono essere in qualsiasi valuta e non è necessario indicare il tasso di cambio.

Lo Stato membro in cui avviene la prestazione stabilisce le regole, e alcune indicazioni sono datate, quindi fai confermare da un commercialista prima della tua prima fattura transfrontaliera. I clienti all'estero possono inoltre trattenere imposte o applicare la propria IVA o GST.

Tieni semplice il lato delle ore

La valuta cambia solo l'ultimo passaggio. Le ore dietro la fattura sono le stesse in qualsiasi valuta, quindi sistemale per prime. Il nostro articolo sugli incrementi di fatturazione mostra come l'arrotondamento cambi il totale ancora prima della conversione.

Farlo con Pomlo

Pomlo è un tracker del tempo per iOS, Android e web, e risponde alla prima metà di questo lavoro: avere le ore giuste. Avvia e ferma il timer con un tocco, organizza le ore per progetto e cliente e guarda nei report dove è andata la settimana. Quando le ore sono pronte, la fatturazione integrata trasforma il tempo tracciato in una fattura. Scegli valuta, via di pagamento e regole sul tasso di cambio con i passaggi qui sopra e mettile per iscritto in fattura e nel contratto.

Scarica Pomlo dall'App Store o da Google Play.

Domande frequenti

Un freelance dovrebbe fatturare nella propria valuta o in quella del cliente?

La tua valuta è la più semplice e il cliente sostiene la conversione, ma può creare attrito. La valuta del cliente è più semplice per lui e ti sposta addosso il rischio di cambio. Una via di mezzo comune è una valuta molto diffusa come USD, EUR o GBP, idealmente quella del tuo conto di incasso.

Da dove vengono i costi di conversione maggiori?

Di solito dal ricarico sul tasso di cambio più che dalla commissione visibile. Le fonti confrontate qui collocano i percorsi tipo PayPal intorno al 3 %-4 % di ricarico e i conti multivaluta intorno allo 0,4 %-1 %, con cifre che variano in base al fornitore e alla coppia di valute.

La mia fattura deve riportare l'IVA in euro?

Nell'UE la fattura può essere in qualsiasi valuta, ma l'importo dell'IVA deve essere espresso nella moneta nazionale dello Stato membro. Francia e Italia lo precisano per le loro fatture. Le regole cambiano da paese a paese, quindi fai confermare da un consulente locale.

Come mi proteggo dalle oscillazioni del cambio su un contratto lungo?

Inserisci un piccolo margine nella tua tariffa, indica nelle condizioni la data di conversione o il riferimento e valuta una clausola di revisione dopo una variazione concordata. Fatturare meno spesso per totali più alti riduce anche le commissioni per operazione.