Subcontratar como freelance: cómo registrar y facturar las horas externalizadas

Para registrar y facturar las horas de un subcontratista, anótalas en el mismo proyecto que las tuyas, contrástalas con lo que se ha entregado y solo entonces factura al cliente. Sigues siendo responsable del trabajo, así que necesitas un registro que puedas defender. Este artículo continúa la pregunta de si ya has decidido externalizar: una vez que lo has hecho, las horas necesitan un rastro.

Respuesta rápida

Cuatro hábitos cubren la mayor parte:

• Acuerda las condiciones y reúne la documentación antes de que empiece el trabajo.
• Registra las horas del subcontratista por proyecto, a medida que ocurren, con descripciones concretas.
• Concilia el registro con lo entregado antes de facturar.
• Decide, y deja por escrito, cómo facturas al cliente el trabajo externalizado.

A continuación, cada uno por turno.

Fija condiciones y documentación primero

Un acuerdo escrito breve evita casi todas las discusiones posteriores. Una redactora freelance que subcontrata con regularidad usa un contrato estándar de menos de dos páginas que recoge el plazo, los entregables, las tarifas y la rescisión, además de confidencialidad, una cláusula de no captación que impide que el subcontratista se dirija directamente a tus clientes, y una declaración de que es un contratista independiente y no un empleado.

De la misma fuente conviene copiar dos detalles prácticos:

• Un único punto de contacto. El subcontratista te factura a ti, no a tu cliente, y tú sigues siendo la única persona con la que habla el cliente.
• Documentación antes del pago. Pide un formulario W-9 a cada subcontratista estadounidense nuevo (un W-8BEN a los de fuera de EE. UU.) antes de pagarle, y registra cada pago como gasto en cuanto se produce.

Decide también la base del pago. El precio por encargo es sencillo cuando el entregable está bien definido. El pago por horas encaja con trabajos abiertos, pero entonces el registro de horas es lo único en lo que ambos se apoyan, y por eso importa el siguiente paso.

Registra las horas del subcontratista por proyecto

Si facturas al cliente por horas, las horas externalizadas deben ir en el mismo registro de proyecto que las tuyas. De lo contrario, la factura se arma de memoria, y la memoria pierde tiempo. El blog de un proveedor de software de seguimiento de tiempo ofrece un ejemplo sencillo: a $75 la hora, perder 30 minutos al día suma unos $9,750 al año. Es el ejemplo de un proveedor, no una media medida, pero puedes comprobar la aritmética con tu propia tarifa.

La misma fuente da hábitos que sirven también para los registros de un subcontratista:

• Registra mientras trabajas, no al final del día o de la semana. Registrar por lotes es donde se olvidan las horas.
• Usa códigos de proyecto y estado facturable, para que las horas internas y las del cliente nunca se mezclen.
• Escribe descripciones concretas. «Reunión con el cliente» no justifica una línea en una factura. «Revisión del texto de bienvenida tras los comentarios del cliente» sí.

Pide a tu subcontratista que envíe las horas cada semana en un formato fijo: fecha, proyecto, tarea, duración y una línea de descripción. Una vez por semana es lo bastante frecuente para detectar problemas con el trabajo aún fresco, y evita que las tareas pequeñas caigan en el trabajo invisible que nadie factura.

Concilia las horas registradas antes de facturar

No pases las horas de un subcontratista directamente al cliente. Haz primero tres comprobaciones:

1. ¿El registro coincide con el entregable? Seis horas registradas para una tarea que suele llevar dos merecen una pregunta, hecha con cortesía y pronto.
2. ¿Las descripciones son lo bastante concretas para enseñárselas a un cliente? Si no podrías pegar la línea en tu factura, pide que la reescriba.
3. ¿Falta algo? Las revisiones, las llamadas y el tiempo de coordinación son los huecos habituales, y también tu propio tiempo de revisión.

Tu revisión es trabajo real, así que regístrala. Además te da la mejor respuesta si un cliente cuestiona más tarde una factura: un registro fechado de qué se hizo, quién lo hizo y cuándo lo comprobaste. Si llega ese caso, una respuesta basada en pruebas es mucho más fácil cuando el registro ya está limpio.

Decide cómo facturar al cliente

Hay tres modelos habituales, y ninguno es incorrecto si lo dejas claro en tus condiciones:

• Repercusión a coste. Facturas las horas del subcontratista a coste, más las tuyas a tu tarifa. Es transparente, pero no deja nada por la coordinación que asumes.
• Tu tarifa para todas las horas. Facturas las horas externalizadas a tu tarifa habitual, porque el cliente compra tu responsabilidad y tu control de calidad, no solo mano de obra. Sé coherente y no te escondas tras conceptos vagos.
• Precio fijo. Presupuestas el entregable completo y usas las horas registradas internamente, para saber si el trabajo salió rentable. Consulta la tarifa efectiva por hora en trabajos de precio fijo.

Elijas lo que elijas, lee antes el contrato con tu cliente. Algunos prohíben subcontratar o exigen consentimiento. Donde está permitido, avisar al cliente es una cortesía y no una obligación, y la freelance citada antes lo presenta en positivo: sigue siendo el único punto de contacto y ella misma da forma, edita y aprueba cada pieza.

Conserva los registros de fin de año

Los pagos a subcontratistas vuelven en la declaración de impuestos. En EE. UU., el IRS indica que el umbral para declarar el formulario 1099-NEC es de $600 para los pagos hechos antes de 2026 y de $2,000 para los pagos hechos en 2026, con ajustes por inflación en los años siguientes. Si alguien es realmente un contratista es otra cuestión, y las normas cambian fuera de EE. UU. Guarda el W-9 de cada subcontratista, las facturas y el total pagado al año, y pregunta a un profesional fiscal cómo se aplica a tu caso.

Cómo hacerlo con Pomlo

Pomlo es un cronometrador sencillo para iOS, Android y la web, y tres de sus funciones encajan con este flujo:

• Proyectos y clientes te permiten tener cada encargo en un solo lugar, de modo que tus horas y tu tiempo de revisión queden junto al trabajo que externalizaste.
• El registro de tiempo con inicio y parada en un toque hace realista anotar tus propias horas en tiempo real, y puedes marcar como facturable tu tiempo de revisión y coordinación.
• Informes y facturación muestran adónde fueron las horas y convierten el tiempo registrado en una factura, de modo que el total conciliado es lo que ve tu cliente.

Pomlo registra tu propio tiempo. Así que, si un subcontratista te informa de sus horas, introdúcelas en el proyecto una vez conciliadas, para que un único registro contenga ambas. Las apps de Pomlo para iOS, Android y la web se mantienen sincronizadas.

Descarga Pomlo desde la App Store o Google Play.

Conclusión

Externalizar no cambia lo que compra tu cliente: tu criterio y tu responsabilidad. Acuerda las condiciones primero, registra las horas a medida que ocurren, concilia antes de facturar y di con claridad cómo se factura el trabajo externalizado. Así, la factura es el resumen de un registro en el que ya confías.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que decirle a mi cliente que uso un subcontratista?

Revisa primero tu contrato con el cliente, porque algunos lo prohíben o exigen consentimiento. Donde está permitido, avisar es una cortesía, y tú sigues siendo el único punto de contacto que aprueba el trabajo.

¿Debo añadir un margen a las horas del subcontratista?

Es una decisión de precios. Tú asumes la coordinación, la revisión y la responsabilidad, así que muchos freelances facturan el trabajo externalizado a su propia tarifa. Sé coherente y déjalo por escrito en tus condiciones.

¿Cuándo debo presentar un 1099-NEC por un subcontratista?

El umbral del IRS es de $600 para los pagos hechos antes de 2026 y de $2,000 para los pagos hechos en 2026. Confirma con un profesional fiscal cómo se aplica a tu caso.