RGPD y control horario: lo que freelancers y equipos pequeños de la UE deben saber

Respuesta rápida

Registrar horas suele ser compatible con el RGPD. Los problemas empiezan con lo que más recoge una herramienta y con lo que haces después con esos datos. Para cumplir el RGPD en el registro de tiempo bastan tres hábitos: elige una base legal antes de empezar, recoge solo lo que necesita la finalidad e informa a las personas de qué registras y cuándo lo borras.

Esto es información general, no asesoramiento jurídico. Las normas laborales y de protección de datos varían entre países de la UE, así que consulta a la autoridad de tu país si registras el tiempo de otras personas.

Cómo funciona en la práctica

El RGPD se aplica en cuanto tratas datos personales de otras personas. Registrar solo tus propias horas para tus propias facturas es distinto de anotar el tiempo de un subcontratista o de un empleado. Si trabajas por tu cuenta, casi todo lo que sigue importa solo cuando entran en juego el personal de un cliente o tus colaboradores.

Elige una base legal

Todo tratamiento necesita una base jurídica. El Comité Europeo de Protección de Datos enumera seis: consentimiento, contrato, obligación legal, interés público, intereses vitales e intereses legítimos. Para el registro de tiempo, dos encajan casi siempre:

• Contrato. Registrar las horas que necesitas para pagar a alguien o facturar a un cliente. El tratamiento debe ser realmente necesario para el contrato, y conviene dejar por escrito por qué.
• Intereses legítimos. Presupuestar proyectos o planificar la carga de trabajo. Requiere una ponderación documentada: ¿el objetivo es lícito y real, es necesario el registro para lograrlo y prevalece sobre lo que la persona esperaría razonablemente?

El consentimiento es el que exige más cuidado. Según la guía del CEPD, en principio los empleados no pueden consentir libremente el tratamiento por parte de su empleador, porque pueden sentir que no pueden negarse. Si alguien no puede decir que no sin consecuencias, ese consentimiento no es válido.

Recoge solo lo necesario

El resumen de principios de la Comisión indica que los datos deben ser "adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario" para la finalidad. En un parte de horas eso significa proyecto, cliente, hora de inicio y fin y total de horas. Las capturas de pantalla, el registro de pulsaciones, el rastreo de ubicación y los datos biométricos son mucho más difíciles de justificar para facturar o presupuestar.

La misma página señala que la finalidad debe ser concreta. Las horas recogidas para facturar no deberían convertirse sin más en prueba de un expediente disciplinario sin una finalidad compatible o una base nueva. Para ver cómo usar los registros como prueba con un propósito legítimo, lee cómo conservar pruebas cuando un cliente discute tus horas.

Informa y fija plazos de conservación

Las personas deben saber qué registras, por qué, con qué base y durante cuánto tiempo, en un aviso conciso y en lenguaje claro. También conservan sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición. En un equipo pequeño, un párrafo exacto en el documento de bienvenida basta.

Sobre la conservación, la guía indica guardar los datos el menor tiempo posible y fijar plazos para suprimirlos o revisarlos. Las normas fiscales o laborales pueden exigir conservar los partes de horas más tiempo. Elige una fecha. Anótala. Borra en el plazo previsto. Si una herramienta de terceros trata los datos por ti, firma un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor.

Cuándo usarlo (y cuándo no)

El simple registro de horas encaja bien cuando la finalidad es clara:

• Facturar a clientes a partir de las horas registradas.
• Comparar estimaciones con horas reales en un proyecto.
• Ver si un equipo de tres personas está sobrecargado, como en registrar el tiempo en un equipo pequeño sin microgestionar.

Frena o evítalo cuando el registro se convierta en vigilancia. La monitorización amplia de la actividad, los datos de ubicación, la biometría o las puntuaciones de productividad automatizadas elevan el riesgo. En esos casos conviene hacer una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD) antes de activar nada. Además, las puntuaciones automáticas que condicionan decisiones laborales pueden activar las normas del RGPD sobre decisiones automatizadas, así que mantén a una persona en el circuito.

El registro automático está en un punto intermedio. Puede ser útil, pero cuanto más captura en segundo plano, más tienes que justificar. Nuestro artículo sobre hasta dónde debe llegar el registro automático trata el equilibrio desde el lado de la precisión.

Una prueba sencilla: ¿podrías explicar el registro a la persona afectada en dos frases, y le parecería razonable? Si no, recoge menos.

Cómo encaja Pomlo

Pomlo es un registro de tiempo para iOS, Android y la web, pensado en torno al tipo de datos que este artículo considera la opción segura: horas por proyecto y cliente. El inicio y la parada con un toque mantienen el registro sencillo, y los informes muestran dónde se fue la semana, de modo que puedes presupuestar proyectos y explicar una factura sin recoger nada más que horas.

Algunos detalles que importan aquí:

• Proyectos y clientes te permiten organizar las horas según a quién facturas, lo que se corresponde con la base contractual.
• Facturación integrada convierte las horas registradas en una factura con un toque.
• Respeto a la privacidad: tus datos no se venden ni se usan para entrenar modelos.

Aun así, necesitas tu propio aviso, tu base legal y tu fecha de conservación. Una herramienta no puede elegirlos por ti, así que anótalos antes de empezar. Descarga Pomlo desde la App Store o Google Play y empieza con un simple registro de horas.

Preguntas frecuentes

¿Se aplica el RGPD si solo registro mi propio tiempo como freelancer?

Registrar solo tus propias horas para uso propio no es, en general, el objetivo del RGPD. Se aplica cuando tratas datos personales de otras personas, como el personal de un cliente o tus subcontratistas. Las normas varían según el país, así que consulta a tu autoridad nacional de protección de datos.

¿Puede mi equipo dar su consentimiento al registro de tiempo?

El consentimiento es una base débil para empleados porque pueden sentir que no pueden negarse. El contrato, o un interés legítimo documentado, suele encajar mejor.

¿Cuánto tiempo debo conservar los partes de horas?

Solo el necesario para la finalidad indicada, con una fecha fija de revisión o supresión. Las normas fiscales o laborales pueden exigir más tiempo, así que comprueba cuáles te afectan.

¿Necesito una EIPD para un registro de tiempo?

Las entradas simples de horas y proyectos suponen menos riesgo. La monitorización amplia de la actividad, la ubicación o la biometría elevan el riesgo y hacen recomendable una EIPD.