Recargos por mora en facturas freelance: cuánto cobrar y cómo aplicarlos

Un recargo por mora habitual en el trabajo freelance ronda el 1,5 % mensual sobre el saldo vencido, y solo se sostiene si lo escribiste en el contrato y en la factura antes de empezar el trabajo. Esa es toda la receta. El resto de este artículo explica cuánto es razonable, dónde poner la redacción y qué hacer el día 1, el día 30 y el día 60.

Conviene fijar una expectativa desde ya: el recargo es sobre todo un elemento disuasorio. En una factura de 5.000 €, el 1,5 % son 75 € al mes. Eso no mueve a un cliente que está dando largas, así que el recargo funciona mejor junto con una rutina de seguimiento constante.

Cuánto cobrar como recargo por mora en una factura freelance

La cifra más común es alrededor del 1,5 % mensual a partir de la fecha de vencimiento. Freelancers Union sugiere justamente eso y añade que el importe no tiene por qué ser grande. Otras fuentes optan por un porcentaje fijo: el texto de ejemplo de Stripe dice "A 5% late fee will be applied to payments received after [due date]" (un recargo del 5 % se aplicará a los pagos recibidos después de la fecha de vencimiento).

Puedes elegir entre dos formas:

• Porcentaje mensual. El 1,5 % mensual sobre el saldo impagado. Crece con la factura y sigue subiendo mientras esta permanece sin pagar.
• Porcentaje único o importe fijo. Un recargo del 5 % sobre un proyecto de 1.000 $ supone 50 $ añadidos a la siguiente factura, que es el propio ejemplo de Bonsai. Un importe fijo encaja con facturas pequeñas, donde un porcentaje se queda en casi nada.

Elijas lo que elijas, mantenlo razonable. Los recargos por mora suelen ser exigibles solo cuando son razonables y se indicaron de antemano. No hay un umbral exacto, pero los ejemplos de Bonsai dan la idea: 250 $ sobre un proyecto de 5.000 $ parece justo, mientras que 100 $ sobre uno de 150 $ no. Un recargo que parece punitivo es el que acaba impugnado.

Dónde escribir el recargo

Un recargo que el cliente nunca vio es un recargo que te costará cobrar. Ponlo en dos sitios.

En el contrato

Usa una redacción clara y concreta que diga cómo se calcula. Una cláusula modelo de Bonsai dice: "If this invoice is unpaid by the due date, a non-compounding late fee of X% accrues monthly on the outstanding amount" (si esta factura no se paga antes de la fecha de vencimiento, se devenga mensualmente un recargo por mora sin capitalización del X % sobre el importe pendiente). Indicar la tasa, el momento en que empieza y si se capitaliza no deja nada a la interpretación.

En cada factura

Repite las condiciones del recargo en la propia factura y usa una fecha de vencimiento exacta. La guía de facturación de Stripe recomienda una fecha exacta en lugar de solo "Due in 30 days" (vence en 30 días). El plazo a 30 días es el más habitual, y sugiere empezar con 14 días con los clientes nuevos. Añade el número de factura y las instrucciones de pago para que nada retrase al cliente.

Muchos freelancers añaden además un breve periodo de gracia de unos días antes de que se aplique el recargo. Es decisión tuya, y si lo ofreces, escríbelo también en la cláusula.

Cómo aplicar el recargo paso a paso

Aplicarlo es sobre todo rutina. Decide los pasos una vez y síguelos igual con todos los clientes.

1. Antes del vencimiento. Envía un recordatorio unos días antes. Stripe lo recomienda como la forma más sencilla de reducir los pagos tardíos.
2. El día después del vencimiento. Envía una nota amable preguntando si el cliente necesita algo para saldar el importe, y vuelve a adjuntar la factura.
3. Al terminar el periodo de gracia. Emite una factura actualizada que incluya el recargo, con una marca como "Second notice - 30 days past due" (segundo aviso: 30 días de retraso), como sugiere Freelancers Union.
4. Sigue insistiendo hasta que el cliente pague o acordéis un plan de pagos por escrito.
5. Si se alarga. Escala a un abogado (una carta o una llamada suele ser el primer paso), a una agencia de cobro o a un tribunal de reclamaciones menores. Nuestra guía de escalada para clientes que no pagan recorre esa escalera.

Dos reglas de la guía de Bonsai merece la pena copiar. No aceptes un pago reducido a cambio de perdonar el recargo, porque enseñas al cliente que pagar tarde sale barato. Y pausa el trabajo nuevo para un cliente con mucho retraso: un mes o así de silencio es una señal de alerta sobre la relación, no solo sobre la factura.

Mantén la factura a prueba de disputas

El pago tardío suele ser una disputa disfrazada. Un cliente que no reconoce las horas de una factura prefiere esperar a pagar. Los registros de tiempo detallados le quitan esa excusa: cada línea muestra el proyecto, el día y la duración. Si surge una duda, nuestro artículo sobre disputas por las horas explica la primera respuesta, y registros de tiempo lo bastante precisos para facturar explica cómo crear registros que resistan.

Las normas locales difieren: la UE como ejemplo

Lo que puedes cobrar depende de dónde estéis tú y tu cliente, y este artículo es información general, no asesoramiento jurídico. Como ejemplo, la página de la Comisión Europea sobre morosidad describe la Directiva 2011/7/UE para pagos entre empresas: interés legal de demora igual al tipo de referencia del BCE más al menos 8 puntos porcentuales, y un mínimo fijo de 40 EUR por costes de cobro. Las empresas deben pagar en un plazo de 60 días salvo que hayan acordado expresamente otra cosa. En lugares así, la ley puede darte ya más de lo que te daría una cláusula del contrato. En otros sitios, hay topes que limitan lo que puedes cobrar. Para un saldo grande o un cliente que se niega a pagar, consulta la normativa local o habla con un abogado.

Cómo hacerlo con Pomlo

Los recargos son más fáciles de defender cuando la factura que hay detrás es clara. Pomlo es un control de tiempo para iOS, Android y la web, y tres funciones ayudan aquí:

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La redacción del recargo sigue viviendo en tu contrato y en las condiciones de la factura. El trabajo de Pomlo es que las horas que hay debajo sean difíciles de discutir. Descarga Pomlo en la App Store o en Google Play.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto puede cobrar un freelancer como recargo por mora?

Una cifra habitual es alrededor del 1,5 % mensual sobre el saldo vencido, y algunas plantillas usan un 5 % fijo. Debe indicarse de antemano y ser razonable, y la normativa local puede limitarlo o fijarlo, así que revisa la tuya.

¿Puedo añadir un recargo cuando la factura ya está vencida?

Por lo general, no. Los recargos funcionan cuando se pactaron en el contrato y figuraban en la factura antes de empezar el trabajo. Un recargo sorpresa es difícil de defender.

¿Merece la pena cobrar un recargo por mora?

Sí, como elemento disuasorio y palanca de negociación, no como ingreso. En una factura de 5.000 €, el 1,5 % son 75 € al mes. Los recordatorios y una rutina de escalada constante hacen la mayor parte del trabajo.