Cómo fijar el precio de un retainer freelance (la regla del 80/90 por ciento)

Respuesta rápida

Fija el precio de un retainer freelance entre el 80 y el 90% de lo que costarían las horas mensuales comprometidas a tu tarifa por hora habitual. ¿Facturas 100 €/hora y el cliente quiere 15 horas al mes? El coste completo es de 1.500 €. Al 85%, el retainer queda alrededor de 1.275 €/mes. Esa diferencia no es un favor para el cliente: es lo que cobras por unos ingresos mensuales garantizados y por no tener que volver a vender el proyecto cada 30 días.

Un retainer se sitúa entre dos modelos conocidos: una tarifa plana por proyecto y la facturación por horas abierta. El cliente paga por adelantado un bloque reservado de tu tiempo, no horas ya realizadas. ¿Aún no sabes si un retainer encaja con este cliente? Empieza por cuándo un retainer supera a la facturación por horas antes de ponerle precio a uno.

Paso a paso: cómo fijar el precio de tu retainer

Parte de tu tarifa por hora real y una estimación mensual de horas

No calcules el precio del retainer a partir de una cifra que nunca has cobrado de verdad. Usa tu tarifa por hora actual y consigue una estimación honesta de cuántas horas exige el trabajo en un mes normal, no en tu mejor mes. ¿No confías del todo en esa cifra todavía? Trabaja primero en estimar tus horas con precisión. Un retainer calculado sobre una estimación de horas que falla en un 30% no resuelve el problema de cobrar de menos: simplemente lo convierte en recurrente.

Aplica el margen del 80-90%

Con una tarifa y una estimación de horas, multiplícalas para obtener el coste equivalente completo por horas y luego aplica un descuento del 10-20% según cuánto valores la certeza:

La lógica detrás de esto se reduce a lo que estás cediendo: un descuento menor, cercano al 90%, para un cliente nuevo y sin trayectoria; uno mayor, cercano al 80%, para un cliente de largo plazo cuyo retainer te libera de buena parte del trabajo comercial mensual.

Contrasta con cifras reales

Las fórmulas son un punto de partida, no un mandato. Los retainers freelance reales varían mucho según el alcance y la especialidad. Algunos freelancers cobran retainers de 475 $/mes con un mínimo de 4 horas semanales; los especialistas fraccionales suelen empezar en torno a 800 $/mes por un puñado de horas de estrategia. Si el resultado de tu fórmula queda muy alejado de lo que cobran freelancers similares en tu campo, échale un segundo vistazo antes de enviar la propuesta.

Problemas comunes y cómo resolverlos

No descuentes más de un ~15%

Un retainer con un precio muy por debajo del 80% del coste por horas deja de parecer un trato justo y empieza a parecer un favor. Y los clientes tratan los favores como negociables, justo el scope creep que un retainer debería evitar. Si un posible cliente presiona para conseguir un descuento mayor con tal de "asegurar la relación", esa es la señal para mantener tu postura, no para ceder.

Cuándo darle la vuelta y cobrar una prima en lugar de un descuento

El descuento no es automático. Algunos freelancers defienden el caso contrario: cuando tu agenda está casi llena, un retainer ya no le vende al cliente un descuento por volumen. Le vende acceso garantizado a un tiempo que de otro modo tendrías que rechazar. En ese caso, una prima del 10-25% sobre tu tarifa por hora habitual es una postura defendible. Estás poniendo precio a la escasez, no al volumen.

Define el alcance antes de la primera factura

Todo retainer necesita una respuesta por escrito a tres preguntas: cuántas horas incluye cada mes, qué pasa con las horas que no se usan y qué tarifa se aplica al trabajo que supera lo pactado. Las horas no usadas suelen o bien acumularse durante un mes o caducar; elige una opción y déjala por escrito. Resolver esto después de un conflicto es mucho más difícil que resolverlo desde el principio. Un statement of work que frene el scope creep es el lugar adecuado para dejar estos términos por escrito.

Revisa el precio más adelante

El precio de un retainer fijado hoy no debería ser permanente. A medida que tu tarifa sube o la relación demuestra su valor, subir tus tarifas con un cliente existente aplica a los clientes con retainer igual que a los que facturas por horas: solo que con la cadencia de renovación que hayas fijado en el acuerdo original.

Cómo encaja esto con Pomlo

Fijar el precio de un retainer solo funciona si las horas que facturas coinciden realmente con las horas que trabajas. El control de tiempo de Pomlo te muestra, en tiempo real, si la carga de trabajo real de un cliente con retainer se ajusta a la estimación con la que le pusiste precio, así detectas la desviación en la segunda semana, no en la próxima renovación. Proyectos y clientes mantiene las horas del retainer claramente separadas de cualquier trabajo puntual para el mismo cliente. Los informes hacen fácil ver, de un vistazo, si un retainer va por debajo, por encima o justo en las horas acordadas.

Pomlo está disponible en iOS, Android y la web. Descárgalo en la App Store o Google Play y empieza a registrar las horas sobre las que se basa el precio de tu próximo retainer.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la regla del 80/90 por ciento para retainers freelance?

Es un atajo para fijar precios: toma lo que costarían las horas mensuales comprometidas a tu tarifa por hora habitual y fija el retainer entre el 80 y el 90% de esa cifra. Una tarifa de 100 €/hora para 15 horas al mes es 1.500 € al coste completo; al 85% son unos 1.275 €/mes. La diferencia no es un favor: es el precio de unos ingresos garantizados y predecibles, y de no tener que volver a vender el proyecto cada mes.

¿Un retainer siempre sale más barato para el cliente que pagar por horas?

Normalmente sí, por diseño: ese es el trato que hace el cliente a cambio de comprometerse por adelantado. Pero el descuento tiene un límite. Pasar mucho del 15% empieza a parecer un favor en lugar de un trato justo, y los clientes tratan los favores como negociables, que es justo el scope creep que el retainer debía evitar.

¿Debería cobrar alguna vez más por un retainer en lugar de menos?

Sí, en casos concretos: cuando tu agenda está casi llena y el retainer compra disponibilidad reservada en lugar de un descuento por horas, o cuando el cliente necesita un tiempo de respuesta garantizado en la misma semana. En ese caso, una prima del 10-25% sobre tu tarifa por hora es una postura defendible: estás poniendo precio a la escasez, no al volumen comprometido.

¿Cómo gestiono las horas no usadas o el exceso de horas en un retainer?

Decídelo por adelantado y déjalo por escrito: las horas no usadas o bien se acumulan durante un periodo corto (normalmente un mes) o caducan, y las horas que superan lo asignado se facturan a una tarifa de exceso indicada, a menudo tu tarifa por hora habitual o algo superior. Registra las horas sobre la marcha para que ninguna de las dos partes tenga que adivinar a fin de mes.

Conclusión

La regla del 80-90% es una fórmula de partida, no una ley universal. Toma el coste equivalente por horas de las horas comprometidas, aplícale un descuento del 10-20% para reflejar la certeza que ambos ganáis y mantén el límite en torno al 15% para que el retainer siga siendo un trato justo y no un favor. Sabe cuándo darle la vuelta a la fórmula y cobrar una prima en su lugar. Sea cual sea la dirección que elijas, deja por escrito las horas, las condiciones de acumulación y la tarifa de exceso antes de enviar la primera factura.