Verzugsgebühren auf Freelancer-Rechnungen: Was du berechnen kannst und wie du sie durchsetzt

Eine übliche Verzugsgebühr für Freelancer liegt bei etwa 1,5 % des überfälligen Betrags pro Monat, und sie hält nur, wenn du sie vor Arbeitsbeginn in Vertrag und Rechnung festgehalten hast. Das ist das ganze Rezept. Der Rest dieses Artikels zeigt, was angemessen ist, wo die Formulierung hingehört und was du an Tag 1, Tag 30 und Tag 60 tust.

Eine Erwartung vorweg: Eine Verzugsgebühr wirkt vor allem abschreckend. Bei einer Rechnung über 5.000 € sind 1,5 % genau 75 € im Monat. Das bewegt keinen Kunden, der auf Zeit spielt, deshalb wirkt die Gebühr am besten zusammen mit einer festen Nachfass-Routine.

Was du als Verzugsgebühr auf einer Freelancer-Rechnung berechnen kannst

Die gängigste Zahl sind etwa 1,5 % pro Monat nach dem Fälligkeitsdatum. Freelancers Union empfiehlt genau das und ergänzt, dass der Betrag nicht groß sein muss. Andere Quellen setzen auf einen festen Prozentsatz: Stripes Mustertext lautet "A 5% late fee will be applied to payments received after [due date]" (Auf Zahlungen, die nach dem Fälligkeitsdatum eingehen, wird eine Verzugsgebühr von 5 % erhoben).

Du kannst zwischen zwei Formen wählen:

• Monatlicher Prozentsatz. 1,5 % pro Monat auf den offenen Betrag. Er wächst mit der Rechnung und steigt weiter, solange sie unbezahlt bleibt.
• Einmaliger Prozentsatz oder Pauschale. Fünf Prozent auf ein Projekt über 1.000 $ sind 50 $ auf der nächsten Rechnung, so lautet Bonsais eigenes Beispiel. Eine Pauschale passt zu kleinen Rechnungen, bei denen ein Prozentsatz fast nichts ergibt.

Egal, wofür du dich entscheidest: Halte sie angemessen. Verzugsgebühren sind in der Regel nur durchsetzbar, wenn sie angemessen sind und vorab genannt wurden. Eine exakte Schwelle gibt es nicht, aber Bonsais Beispiele zeigen die Richtung: 250 $ bei einem Projekt über 5.000 $ wirken fair, 100 $ bei einem Projekt über 150 $ nicht. Eine Gebühr, die wie eine Strafe aussieht, wird angefochten.

Wo du die Gebühr festhältst

Eine Gebühr, die der Kunde nie gesehen hat, ist schwer einzutreiben. Halte sie an zwei Stellen fest.

Im Vertrag

Nutze eine klare, konkrete Formulierung, die sagt, wie die Gebühr berechnet wird. Eine Musterklausel von Bonsai lautet: "If this invoice is unpaid by the due date, a non-compounding late fee of X% accrues monthly on the outstanding amount" (Ist diese Rechnung zum Fälligkeitsdatum nicht bezahlt, fällt monatlich eine Verzugsgebühr von X % ohne Zinseszins auf den offenen Betrag an). Wenn Satz, Beginn und die Frage der Verzinsung genannt sind, bleibt nichts zur Auslegung offen.

Auf jeder Rechnung

Wiederhole die Bedingungen der Verzugsgebühr auf der Rechnung selbst und nenne ein genaues Fälligkeitsdatum. Stripes Rechnungsleitfaden empfiehlt ein exaktes Datum statt nur "Due in 30 days" (Fällig in 30 Tagen). Net 30 ist die häufigste Zahlungsfrist, und für neue Kunden schlägt Stripe den Einstieg mit Net 14 vor. Füge Rechnungsnummer und Zahlungsangaben hinzu, damit nichts den Kunden aufhält.

Viele Freelancer setzen zusätzlich eine kurze Kulanzfrist von ein paar Tagen, bevor die Gebühr greift. Das liegt bei dir, und wenn du eine anbietest, schreib sie ebenfalls in die Klausel.

Die Gebühr Schritt für Schritt durchsetzen

Durchsetzen ist vor allem Routine. Lege die Schritte einmal fest und wende sie bei jedem Kunden gleich an.

1. Vor dem Fälligkeitsdatum. Schick ein paar Tage vorher eine Erinnerung. Stripe nennt das den einfachsten Weg, verspätete Zahlungen zu verringern.
2. Am Tag nach der Fälligkeit. Schreib freundlich und frag, ob der Kunde etwas braucht, um den Betrag zu begleichen, und hänge die Rechnung erneut an.
3. Nach Ablauf der Kulanzfrist. Stelle eine aktualisierte Rechnung mit der Verzugsgebühr aus, etwa mit dem Vermerk "Second notice - 30 days past due" (Zweite Mahnung - 30 Tage überfällig), wie Freelancers Union vorschlägt.
4. Bleib dran, bis der Kunde zahlt oder ihr schriftlich einen Zahlungsplan vereinbart.
5. Wenn es sich zieht. Eskaliere zu einem Anwalt (ein Brief oder ein Anruf ist ein üblicher erster Schritt), einem Inkassobüro oder dem Gericht für kleine Forderungen. Unser Eskalationsleitfaden für Kunden, die nicht zahlen geht diese Stufen durch.

Zwei Regeln aus Bonsais Leitfaden lohnen die Übernahme. Akzeptiere keine verminderte Zahlung im Tausch gegen den Verzicht auf die Gebühr, denn so lernt der Kunde, dass Zuspätzahlen billig ist. Und pausiere neue Arbeit für einen Kunden, der weit im Rückstand ist: Ein Monat Schweigen oder so ist ein Warnsignal für die Beziehung, nicht nur für die Rechnung.

Mach die Rechnung streitfest

Zahlungsverzug ist oft ein verkappter Streit. Ein Kunde, der die Stunden auf einer Rechnung nicht wiedererkennt, wartet lieber, als zu zahlen. Detaillierte Zeitprotokolle nehmen ihm diese Ausrede: Jede Zeile zeigt Projekt, Tag und Dauer. Kommt doch eine Frage, erklärt unser Beitrag zu Streit um Stunden die erste Antwort, und Zeitprotokolle, die genau genug zum Abrechnen sind zeigt, wie du belastbare Aufzeichnungen aufbaust.

Örtliche Regeln unterscheiden sich: die EU als Beispiel

Was du berechnen darfst, hängt davon ab, wo du und dein Kunde sitzen, und dieser Artikel ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Als Beispiel beschreibt die Seite der Europäischen Kommission zum Zahlungsverzug die Richtlinie 2011/7/EU für Zahlungen zwischen Unternehmen: gesetzliche Verzugszinsen in Höhe des EZB-Referenzzinssatzes plus mindestens 8 Prozentpunkte sowie ein fester Mindestbetrag von 40 EUR für Beitreibungskosten. Unternehmen müssen innerhalb von 60 Tagen zahlen, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. In solchen Ländern kann dir das Gesetz bereits mehr zusprechen als eine Vertragsklausel. Anderswo können Obergrenzen einschränken, was du berechnen darfst. Bei einem hohen Betrag oder einem Kunden, der die Zahlung verweigert, prüfe die örtlichen Regeln oder sprich mit einem Anwalt.

So klappt es mit Pomlo

Verzugsgebühren lassen sich leichter verteidigen, wenn die Rechnung dahinter klar ist. Pomlo ist ein Zeiterfassungstool für iOS, Android und das Web, und drei Funktionen helfen hier:

• Projekte und Kunden ordnen die Stunden danach, wem du sie berechnest.
• Integrierte Rechnungsstellung macht aus erfassten Stunden mit einem Tipp eine Rechnung.
• Berichte zeigen, wohin die Woche gegangen ist, damit die Summen auf einer Rechnung zu deinen eigenen Aufzeichnungen passen.

Die Formulierung deiner Verzugsgebühr gehört weiterhin in deinen Vertrag und deine Rechnungsbedingungen. Pomlos Aufgabe ist es, die Stunden darunter schwer anfechtbar zu machen. Hol dir Pomlo im App Store oder bei Google Play.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel darf ein Freelancer als Verzugsgebühr berechnen?

Üblich sind etwa 1,5 % pro Monat auf den überfälligen Betrag, und manche Vorlagen nutzen pauschal 5 %. Die Gebühr muss vorab genannt werden und angemessen sein, und örtliche Regeln können sie begrenzen oder festlegen, prüfe also deine.

Kann ich eine Verzugsgebühr hinzufügen, wenn die Rechnung schon überfällig ist?

In der Regel nicht. Gebühren funktionieren, wenn sie im Vertrag vereinbart und vor Arbeitsbeginn auf der Rechnung angegeben waren. Eine überraschende Gebühr lässt sich schwer verteidigen.

Sollte ich überhaupt eine Verzugsgebühr berechnen?

Ja, als Abschreckung und Verhandlungshebel, nicht als Einnahme. Bei einer Rechnung über 5.000 € sind 1,5 % genau 75 € im Monat. Erinnerungen und eine feste Eskalationsroutine leisten den größten Teil der Arbeit.