Rechnungen in mehreren Währungen für Freelancer: Zahlung in EUR, USD oder GBP

Stelle die Rechnung in der Währung des Kontos aus, auf dem das Geld landen soll, meist USD, EUR oder GBP, und schreibe die Währung neben jeden Betrag. Diese eine Gewohnheit beseitigt die meisten Überraschungen bei Rechnungen in mehreren Währungen.

Die Überraschungen sind real. Eine Beraterin stellte in einer Fallstudie europäischen Kunden über PayPal Rechnungen und erhielt rund 6 % weniger als berechnet, davon etwa 4 % durch den Währungsaufschlag. Unten erfährst du, wie du die Währung wählst, wo sich Gebühren verstecken, was die Rechnung enthalten sollte und wie die EU-Umsatzsteuer ins Bild passt.

In welcher Währung abrechnen

Du hast drei realistische Möglichkeiten. Rechne in deiner Währung ab, dann trägt der Kunde die Umrechnung. Rechne in der Währung des Kunden ab, dann ist es für ihn einfacher, während du das Wechselkursrisiko bis zum Zahlungseingang trägst. Oder rechne in einer weit verbreiteten Währung wie USD, EUR oder GBP ab. Invoice Ninja weist darauf hin, dass der USD bei internationalen Geschäften oft als Standard dient, während weniger gängige Währungen wie der Schweizer Franken für Kunden schwieriger sein können.

Keine dieser Optionen ist immer richtig. Deine eigene Währung ist für dich am einfachsten, kann aber für den Kunden Reibung erzeugen. Die Währung des Kunden kann beim Abschluss helfen, doch du fängst die Schwankungen auf.

Passend zum Konto, auf dem du Zahlungen erhältst

Eine praktische Entscheidungshilfe: Rechne in der Währung ab, in der du das Geld erhältst. Hast du ein EUR-Konto, stelle die Rechnung in EUR aus. Hast du ein USD-Konto, rechne in USD ab. So entfällt die erzwungene Umrechnung beim Zahlungseingang. Bei der Umrechnung geht das Geld verloren.

Wo sich Wechselgebühren verstecken

Die sichtbare Gebühr ist selten die teure. Dieselbe Fallstudie formuliert es so: Eine „kostenlose“ Überweisung mit einem um 3 % aufgeschlagenen Kurs ist nicht kostenlos. Typische Kosten laut dieser Quelle, die je nach Anbieter und Währungspaar schwanken:

• Banküberweisung (SWIFT): eine Pauschale von 15 bis 50 $ plus ein Kurs mit Aufschlag, Dauer 1 bis 5 Werktage.
• Mehrwährungskonto: etwa 0,4 % bis 1 %, in Stunden bis 2 Tagen.
• Payoneer: etwa 1 % bis 3 %, je nach Methode.
• PayPal: etwa 3 % bis 4 % plus ein Währungsaufschlag.
• Karte über einen Zahlungsdienstleister: etwa 2,9 % plus eine feste Gebühr.

Bei den rund 80.000 $ internationalem Jahresumsatz der Beraterin senkte der Wechsel zu einem Mehrwährungskonto und die Abrechnung in Euro die Überweisungskosten unter 1 % und sparte geschätzte 4.000 $. Verstehe alle Zahlen hier als Spannen und prüfe die aktuellen Preise, bevor du dich entscheidest.

Um deine eigenen Kosten zu sehen, vergleiche, was du tatsächlich erhalten hast, mit dem Mittelkurs für deine Rechnungen der letzten 12 Monate. Die Differenz ist deine effektive Marge.

Was auf eine Rechnung in mehreren Währungen gehört

Unklarheit kostet Geld. Dieselbe Fallstudie warnt, dass eine vage Währungsangabe dazu führen kann, dass du etwa 8 % weniger erhältst als erwartet. Nimm Folgendes in jede Rechnung auf:

• Die Währung neben jedem Betrag („USD 1.500“, nicht „1.500“).
• Deine Bankdaten im richtigen internationalen Format (IBAN, SWIFT/BIC oder die E-Mail-Adresse der Plattform).
• Wer die Überweisungsgebühren trägt, schriftlich.
• Ein Fälligkeitsdatum mit ausgeschriebenem Monat, damit 04/05 nicht auf zwei Arten gelesen wird.
• Die Währung auch im Vertrag, nicht nur in der Rechnung.

Wenn du auch Verzugsgebühren berechnest, halte das in denselben Bedingungen fest. Unser Leitfaden zu Verzugsgebühren erklärt, was du verlangen kannst.

Den Wechselkurs festlegen

Weicht die Rechnungswährung von deiner ab, rechnet jemand zu irgendeinem Kurs an irgendeinem Datum um. Lege vorab fest, zu welchem. Invoice Quickly empfiehlt einen veröffentlichten Referenzkurs wie den der EZB oder den Tageskurs einer Zentralbank, ein genanntes Umrechnungsdatum (Rechnungsdatum, Zahlungsdatum oder fixierter Kurs) und jedes Mal dieselbe Methode. Konsistenz ist wichtiger, als jede Rechnung zu optimieren.

Mit Wechselkursschwankungen umgehen

Kurse bewegen sich, und bei einem langen Retainer kann das unbemerkt verändern, was du verdienst. Drei Gewohnheiten helfen:

1. Plane einen Puffer ein. Invoice Ninja empfiehlt, die Sätze um einen Puffer für Umrechnungsverluste zu erhöhen, besonders bei kleinen oder einmaligen Projekten.
2. Nimm eine Preisanpassungsklausel auf. Bei langen Retainern hält eine Klausel, die nach einer vereinbarten Kursbewegung greift, beide Seiten fair.
3. Rechne seltener ab. Der Wechsel von wöchentlichen zu monatlichen Rechnungen bedeutet weniger Transaktionen und weniger Gebühren pro Transaktion.

Wofür du dich auch entscheidest: Lege deinen Satz einmal fest und überprüfe ihn nach Plan statt bei jedem Ausschlag. Die Preisleiter zeigt, wie du über diesen Satz nachdenken kannst.

EU-Umsatzsteuer und Währung

Sitzen dein Kunde oder dein eigenes Unternehmen in der EU, hat die Währung auch eine steuerliche Seite. Nach den EU-Mehrwertsteuerregeln darf eine Rechnung in jeder Währung ausgestellt werden, aber der Steuerbetrag muss in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben werden, umgerechnet mit einem Verfahren wie dem jüngsten EZB-Kurs. Die Länder setzen das unterschiedlich um:

• Frankreich: die gesamte zu zahlende Steuer muss in EUR angegeben werden, wenn die Rechnung nicht in Euro lautet.
• Italien: die Bemessungsgrundlage und die Steuer müssen in Euro umgerechnet werden.
• Deutschland: Rechnungen dürfen in jeder Währung ausgestellt werden, und der Wechselkurs muss nicht genannt werden.

Der Mitgliedstaat, in dem die Leistung erbracht wird, bestimmt die Regeln, und manche Hinweise sind veraltet. Lass dich daher vor deiner ersten grenzüberschreitenden Rechnung von einem Steuerberater bestätigen. Kunden im Ausland können außerdem Steuern einbehalten oder ihre eigene USt bzw. GST anwenden.

Die Stundenseite einfach halten

Die Währung ändert nur den letzten Schritt. Die Stunden hinter der Rechnung sind in jeder Währung gleich, also bring sie zuerst in Ordnung. Unser Beitrag zu Abrechnungsintervallen zeigt, wie Rundung die Summe verändert, noch bevor die Umrechnung beginnt.

So geht es mit Pomlo

Pomlo ist ein Zeiterfasser für iOS, Android und das Web und passt zur ersten Hälfte dieser Aufgabe: die Stunden richtig zu erfassen. Starte und stoppe den Timer mit einem Tipp, ordne Stunden nach Projekt und Kunde und sieh in den Berichten, wohin die Woche gegangen ist. Sind die Stunden fertig, macht die integrierte Rechnungsfunktion aus der erfassten Zeit eine Rechnung. Wähle Währung, Zahlungsweg und Wechselkursregeln mit den obigen Schritten und halte sie in Rechnung und Vertrag fest.

Hol dir Pomlo im App Store oder bei Google Play.

Häufig gestellte Fragen

Sollte ein Freelancer in der eigenen Währung oder der des Kunden abrechnen?

Die eigene Währung ist am einfachsten, und der Kunde trägt die Umrechnung, doch es kann Reibung erzeugen. Die Währung des Kunden ist für ihn einfacher und legt das Wechselkursrisiko auf dich. Ein üblicher Mittelweg ist eine weit verbreitete Währung wie USD, EUR oder GBP, idealerweise die, die dein Empfangskonto führt.

Woher kommen die größten Umrechnungskosten?

Meist vom Wechselkursaufschlag und nicht von der sichtbaren Gebühr. Die hier verglichenen Quellen sehen PayPal-ähnliche Wege bei etwa 3 % bis 4 % Währungsaufschlag und Mehrwährungskonten bei rund 0,4 % bis 1 %, wobei die Zahlen je nach Anbieter und Währungspaar schwanken.

Muss meine Rechnung den Steuerbetrag in Euro ausweisen?

In der EU darf die Rechnung in jeder Währung lauten, aber der Steuerbetrag muss in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben werden. Frankreich und Italien regeln das ausdrücklich für ihre Rechnungen. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, also lass sie von einem lokalen Berater bestätigen.

Wie schütze ich mich bei einem langen Vertrag vor Wechselkursschwankungen?

Plane einen kleinen Puffer in deinen Satz ein, nenne in deinen Bedingungen das Umrechnungsdatum oder den Referenzkurs und erwäge eine Preisanpassungsklausel nach einer vereinbarten Kursbewegung. Seltener abzurechnen, dafür mit höheren Summen, senkt zudem die Gebühren pro Transaktion.