Wie du den Preis für ein Freelance-Retainer festlegst (die 80/90-Prozent-Regel)

Kurzantwort

Bepreise ein Freelance-Retainer mit 80-90% dessen, was die vereinbarten Monatsstunden zu deinem normalen Stundensatz kosten würden. Du berechnest 100 €/Stunde und der Kunde will 15 Stunden im Monat? Voller Preis wären 1.500 €. Bei 85% landet das Retainer bei rund 1.275 €/Monat. Diese Differenz ist kein Gefallen an den Kunden — sie ist der Preis für garantiertes monatliches Einkommen und dafür, dass du das Engagement nicht alle 30 Tage neu verkaufen musst.

Ein Retainer liegt zwischen zwei bekannten Modellen: einem Pauschalpreis pro Projekt und offener Stundenabrechnung. Der Kunde zahlt im Voraus für ein reserviertes Zeitkontingent, nicht für bereits geleistete Stunden. Noch unsicher, ob ein Retainer zu diesem Kunden passt? Lies zuerst wann ein Retainer besser ist als Stundenabrechnung, bevor du eins bepreist.

Schritt für Schritt: dein Retainer bepreisen

Starte mit deinem echten Stundensatz und einer Monatsstunden-Schätzung

Rechne dein Retainer nicht anhand einer Zahl aus, die du noch nie tatsächlich berechnet hast. Nimm deinen aktuellen Stundensatz und eine ehrliche Schätzung, wie viele Stunden die Arbeit in einem normalen Monat braucht — nicht in deinem besten Monat. Noch nicht sicher bei dieser Zahl? Arbeite zuerst deine Stunden präzise schätzen durch. Ein Retainer, der auf einer um 30% falschen Stundenschätzung basiert, löst das Problem der Unterbepreisung nicht — es macht es nur wiederkehrend.

Wende die 80-90%-Spanne an

Sobald du einen Satz und eine Stundenschätzung hast, multipliziere sie für die vollen stundenäquivalenten Kosten und ziehe dann 10-20% ab, je nachdem, wie viel dir die Planungssicherheit wert ist:

Die Logik dahinter läuft darauf hinaus, was du eigentlich hergibst: ein kleinerer Rabatt, näher an 90%, für einen neuen und unbewährten Kunden; ein größerer, näher an 80%, für einen langjährigen Kunden, dessen Retainer dir einen guten Teil der monatlichen Vertriebsarbeit abnimmt.

Gegenprobe mit realen Zahlen

Formeln sind ein Ausgangspunkt, kein Gesetz. Reale Freelance-Retainer variieren stark je nach Umfang und Spezialisierung. Manche Freelancer berechnen 475 $/Monat-Retainer bei einem Mindestumfang von 4 Wochenstunden; fraktionale Spezialisten starten häufig bei rund 800 $/Monat für eine Handvoll Strategiestunden. Wenn dein Formelergebnis weit von dem abweicht, was vergleichbare Freelancer in deinem Feld berechnen, lohnt sich ein zweiter Blick, bevor du das Angebot verschickst.

Häufige Probleme und Lösungen

Nicht mehr als ~15% Rabatt geben

Ein Retainer, das deutlich unter 80% der Stundenkosten liegt, wirkt nicht mehr wie ein fairer Deal, sondern wie ein Gefallen. Und Kunden behandeln Gefallen als verhandelbar — genau der Scope Creep, den ein Retainer eigentlich verhindern soll. Drängt ein potenzieller Kunde auf einen tieferen Rabatt, um "die Beziehung zu sichern", ist das ein Signal, standhaft zu bleiben, nicht nachzugeben.

Wann du es umdrehst und einen Aufschlag statt Rabatt berechnest

Der Rabatt ist nicht automatisch. Manche Freelancer vertreten das Gegenteil: Ist dein Kalender fast voll, verkauft ein Retainer dem Kunden keinen Mengenrabatt mehr. Es verkauft garantierten Zugang zu Zeit, die du sonst ablehnen müsstest. In diesem Fall ist ein Aufschlag von 10-25% auf deinen normalen Stundensatz eine vertretbare Position. Du bepreist Knappheit, nicht Volumen.

Umfang vor der ersten Rechnung festlegen

Jedes Retainer braucht eine schriftliche Antwort auf drei Fragen: wie viele Stunden pro Monat enthalten sind, was mit ungenutzten Stunden passiert und welcher Satz für Arbeit über das vereinbarte Kontingent hinaus gilt. Ungenutzte Stunden werden meist entweder für einen Monat übertragen oder verfallen — entscheide dich für eine Variante und halte sie schriftlich fest. Das nach einem Streit zu klären, ist deutlich schwerer, als es im Voraus zu regeln. Ein Statement of Work, das Scope Creep stoppt, ist der richtige Ort für diese Bedingungen.

Den Preis später überprüfen

Ein heute festgelegter Retainer-Preis sollte nicht dauerhaft sein. Steigt dein Satz oder hat sich die Zusammenarbeit bewährt, gilt deine Sätze bei bestehenden Kunden erhöhen für Retainer-Kunden genauso wie für Stundenkunden — nur eben im Erneuerungsrhythmus, den du in der ursprünglichen Vereinbarung festgelegt hast.

So funktioniert das mit Pomlo

Ein Retainer richtig zu bepreisen funktioniert nur, wenn die abgerechneten Stunden auch wirklich den geleisteten entsprechen. Die Zeiterfassung von Pomlo zeigt dir in Echtzeit, ob die tatsächliche Auslastung eines Retainer-Kunden zur Schätzung passt, mit der du kalkuliert hast — so erkennst du Abweichungen schon in Woche zwei, nicht erst bei der nächsten Verlängerung. Projekte und Kunden hält Retainer-Stunden sauber getrennt von jeder Einzelaufgabe für denselben Kunden. Berichte zeigen auf einen Blick, ob ein Retainer unter, über oder genau im vereinbarten Stundenrahmen läuft.

Pomlo ist für iOS, Android und das Web verfügbar. Lade die App im App Store oder bei Google Play herunter und beginne, die Stunden zu erfassen, auf denen dein nächstes Retainer basiert.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die 80/90-Prozent-Regel für Freelance-Retainer?

Sie ist eine Abkürzung für die Preisfindung: Nimm, was die vereinbarten Monatsstunden zu deinem normalen Stundensatz kosten würden, und bepreise das Retainer mit 80-90% dieser Zahl. Ein Satz von 100 €/Stunde für 15 Stunden im Monat ergibt 1.500 € zum vollen Preis; bei 85% sind das rund 1.275 €/Monat. Die Differenz ist kein Gefallen — sie ist der Preis für garantiertes, planbares Einkommen und dafür, den Kunden nicht jeden Monat neu überzeugen zu müssen.

Ist ein Retainer für den Kunden immer günstiger als Stundenabrechnung?

In der Regel ja, das ist so gewollt — das ist der Deal, den der Kunde für die Vorab-Verpflichtung eingeht. Aber der Rabatt hat eine Untergrenze. Deutlich über 15% hinauszugehen, wirkt eher wie ein Gefallen als wie ein fairer Deal, und Kunden behandeln Gefallen als verhandelbar — genau der Scope Creep, den das Retainer verhindern sollte.

Sollte ich für ein Retainer manchmal mehr statt weniger berechnen?

Ja, in bestimmten Fällen: wenn dein Kalender fast voll ist und das Retainer reservierte Verfügbarkeit statt eines Stundenrabatts kauft, oder wenn der Kunde garantierte Reaktionszeiten innerhalb derselben Woche braucht. In diesem Fall ist ein Aufschlag von 10-25% auf deinen Stundensatz eine vertretbare Position — du bepreist Knappheit, nicht vereinbartes Volumen.

Wie gehe ich mit ungenutzten oder überschrittenen Stunden bei einem Retainer um?

Entscheide es im Voraus und halte es schriftlich fest: Ungenutzte Stunden werden entweder für ein kurzes Fenster übertragen (meist einen Monat) oder verfallen, und Stunden über dem monatlichen Kontingent werden zu einem festgelegten Überstundensatz berechnet — oft dein normaler Stundensatz oder etwas darüber. Erfasse Stunden laufend, damit am Monatsende keine Seite raten muss.

Fazit

Die 80-90-Prozent-Regel ist eine Startformel, kein universelles Gesetz. Nimm die stundenäquivalenten Kosten der vereinbarten Stunden, ziehe 10-20% ab, um die Planungssicherheit für beide Seiten abzubilden, und halte die Grenze bei rund 15% Rabatt, damit das Retainer ein fairer Deal bleibt und kein Gefallen wird. Wisse, wann du die Formel umdrehst und stattdessen einen Aufschlag berechnest. Egal für welche Richtung du dich entscheidest — halte Stunden, Übertragsregeln und Überstundensatz schriftlich fest, bevor die erste Rechnung rausgeht.