Zeitzonen im Freelance-Alltag: Ein Leitfaden zur Abrechnung

Kurzantwort

Vereinbare ein wiederkehrendes Überlappungsfenster, nenne schriftlich eine einzige Referenzzeitzone und setze auf jede Rechnung ein exaktes Rechnungsdatum und ein exaktes Fälligkeitsdatum. So vermeidest du den größten Teil der Verwirrung, die aus einem Zeitunterschied einen Streit über die Abrechnung macht. Hier steht, wie du jeden Schritt umsetzt, samt den Quellen dahinter.

Vereinbare Überlappungszeiten, bevor die erste Rechnung rausgeht

Bei der Planung von Überlappungszeiten über Zeitzonen hinweg geht es vor allem darum, offene Erreichbarkeit durch ein klares Fenster zu ersetzen. Ein Leitfaden für reisende Freelancer rät, Meetings außerhalb deiner Arbeitszeit höflich abzulehnen und stattdessen deine Zeiten zu nennen, etwa so: „Deine verfügbaren Zeiten für Meetings sind X, Y und Z."

Biete Fenster an, kein „jederzeit"

Ein Freelancer, der für Due schreibt, schlägt vor, Kunden um Telefonate um 16 oder 17 Uhr ihrer Zeit zu bitten. Für ihn fiel das auf 8 oder 9 Uhr morgens, früh genug, um wach zu sein. Derselbe Autor sagt auch, dass ein Kunde, der bei regelmäßigen Meeting-Zeiten nicht entgegenkommt, vielleicht nicht zu halten lohnt. Wise geht weiter: Blocke in deinem Kalender für jeden Kunden Zeit nach dessen Zeitzone und lege regelmäßige Abstimmungen fest, damit nichts von spontanen Anrufen abhängt.

Ein kurzes Fenster, das ihr beide einhaltet, ist besser als ein langes, das niemand ernst nimmt. Wise zitiert eine Untersuchung, nach der eine Stunde mehr Zeitunterschied mit 11 % weniger synchroner Kommunikation einherging. Rechne also mit weniger Live-Gesprächen, je größer der Abstand wird. Plane schriftliche Updates dazwischen ein.

Nenne eine einzige Referenzzeitzone

Wähle eine Zeitzone für das ganze Projekt und verwende sie überall. Der Leitfaden von halfhalftravel empfiehlt, mit internationalen Kunden das 24-Stunden-Format zu nutzen und die Zeitzone in schriftlichen Angeboten anzugeben. Außerdem rät er, in Google Kalender eine zweite Zeitzone einzublenden, damit die Zeiten des Kunden neben deinen stehen.

Behalte die Zeitumstellung im Blick

Länder stellen die Uhr an unterschiedlichen Terminen um, deshalb kann sich der Abstand zwischen dir und einem Kunden für einen Teil des Jahres um eine Stunde verschieben. Steht ein wiederkehrender Termin oder eine Frist als Uhrzeit im Kalender, prüfe sie nach, sobald bei einer der beiden Seiten die Uhren umgestellt werden.

Setze Zeitzone und Währung auf die Rechnung

Daten, die sich nicht missverstehen lassen

Stripes Leitfaden zum Rechnungstellen für Freelancer sagt, dass sowohl das Rechnungsdatum als auch das Fälligkeitsdatum auf die Rechnung gehören, und zwar als exaktes Datum statt als vage Formulierung. Wenn der Freitag deines Kunden Stunden nach deinem endet, ist „fällig am Freitag" kein exaktes Datum. Schreibe das Datum hin. Lege dann die Referenzzeitzone im Vertrag fest, damit „Ende des Tages" nur eine Bedeutung hat.

Stripe schlägt außerdem vor, neue Kunden mit kürzeren Zahlungszielen wie netto 14 zu beginnen und sie anzupassen, sobald sie zuverlässig gezahlt haben. Gib jeder Rechnung eine eindeutige Nummer, damit beide Seiten auf dasselbe Dokument zeigen.

Währung und Überweisungsgebühren

Wenn dein Kunde im Ausland sitzt, nenne die Währung, in der du abrechnest, und vereinbare vorab, wer Überweisungs- oder Umrechnungsgebühren trägt. Gib für Überweisungen deine IBAN und deinen BIC beziehungsweise SWIFT-Code an. Die Währungsseite behandeln wir ausführlicher unter Rechnungen in mehreren Währungen.

Meilensteine, wenn sich Stunden schwer festlegen lassen

Ist deine Überlappung knapp und passiert der Großteil der Arbeit, während der Kunde schläft, kannst du die Zahlung an Liefergegenstände knüpfen. Stripe beschreibt die Meilenstein-Abrechnung als Zahlung, die an bestimmte Projektphasen gebunden ist, und empfiehlt, Meilensteine über Liefergegenstände und Ergebnisse zu definieren, nicht nur über Fristen. Ein Meilenstein ist geliefert oder nicht, egal auf welcher Seite der Datumsgrenze du sitzt.

Erfasse Stunden so, dass das Datum nie strittig ist

Wenn du nach Stunden abrechnest, kann eine späte Sitzung für dich und deinen Kunden auf unterschiedliche Kalendertage fallen. Entscheide, welche Zeitzone den Tag bestimmt, erfasse danach und behalte Start- und Endzeit jedes Eintrags.

• Erfasse die Zeit, während du arbeitest, nicht am Wochenende aus dem Gedächtnis. Automatische Zeiterfassung kann helfen, aber prüfe ihre Genauigkeit, bevor du darauf abrechnest.
• Bewahre die Rohdaten auf. Stellt ein Kunde ein Datum oder eine Stundenzahl infrage, beginnt eine beweisorientierte Antwort beim Protokoll, nicht bei einem Streit.
• Vermerke die Referenzzeitzone auf der Rechnung neben dem Abrechnungszeitraum, zum Beispiel „1.–31. Oktober, UTC+1".

Schütze deine Fokuszeit außerhalb der Überlappung

Das Überlappungsfenster ist für Gespräche da. Alles andere kann asynchron laufen. Sind deine Kunden dir zeitlich voraus, empfiehlt der Due-Autor, die Arbeit mindestens einen Tag vor dem Abgabetermin fertigzustellen, damit sie bereitliegt, wenn der Kunde seinen Tag beginnt. Nutze die Stunden außerhalb des Fensters für einen Deep-Work-Block, statt von der anderen Seite der Welt aus Nachrichten zu prüfen.

So geht das mit Pomlo

Pomlo ist ein Zeiterfassungs-Tool für iOS, Android und das Web, und drei Funktionen passen zu diesem Problem. Projekte und Kunden halten die Stunden jedes Kunden getrennt, sodass ein Kunde in einer anderen Zeitzone sein eigenes Protokoll hat. Start und Stopp mit einem Fingertipp machen es leicht, Zeit während der Arbeit zu erfassen, statt sie später zu rekonstruieren. Die integrierte Rechnungsfunktion macht aus erfassten Stunden mit einem Tipp eine Rechnung, und die Berichte zeigen, wohin deine Woche gegangen ist. Deine Daten werden weder verkauft noch zum Training von Modellen genutzt.

Lade Pomlo im App Store herunter oder hol es dir bei Google Play.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Überlappungsstunden brauche ich mit einem Kunden?

Es gibt keine belegte Zauberzahl. Vereinbare ein wiederkehrendes Fenster, das beide Seiten einhalten können, und verlagere alles andere in schriftliche Updates. Die von Wise zitierte Untersuchung bringt einen größeren Zeitunterschied mit weniger Live-Gesprächen in Verbindung, deshalb ist ein kurzes, verlässliches Fenster besser als ein langes, spontanes.

Welche Zeitzone sollte eine Rechnung verwenden?

Wähle eine Referenzzeitzone für das Projekt, schreibe sie in den Vertrag und nenne daneben das exakte Fälligkeitsdatum. Stripe rät, sowohl das Rechnungsdatum als auch ein exaktes Fälligkeitsdatum anzugeben statt vager Formulierungen.

Wirkt sich die Zeitumstellung auf meine Abrechnung aus?

Sie kann den Abstand zwischen dir und einem Kunden für einen Teil des Jahres um eine Stunde verschieben, weil Länder die Uhren an unterschiedlichen Terminen umstellen. Prüfe die Zeiten wiederkehrender Termine und jede Frist, die als Uhrzeit angegeben ist, noch einmal.