Als Freelancer Aufträge weitergeben: So erfasst und berechnest du ausgelagerte Stunden

Um die Stunden eines Subunternehmers zu erfassen und abzurechnen, buchst du sie im selben Projekt wie deine eigenen, gleichst sie mit dem Gelieferten ab und stellst erst dann dem Kunden die Rechnung. Du bleibst für die Arbeit verantwortlich, also brauchst du einen Nachweis, den du vertreten kannst. Dieser Artikel knüpft an die Frage an, ob du dich schon fürs Auslagern entschieden hast: Wenn ja, brauchen die Stunden eine Spur.

Kurz gesagt

Vier Gewohnheiten decken das meiste ab:

• Vereinbare Konditionen und sammle die Unterlagen, bevor die Arbeit beginnt.
• Erfasse die Stunden des Subunternehmers pro Projekt, sobald sie anfallen, mit konkreten Beschreibungen.
• Gleiche das Protokoll mit den Ergebnissen ab, bevor du abrechnest.
• Entscheide und halte schriftlich fest, wie du dem Kunden ausgelagerte Arbeit berechnest.

Hier jeder Punkt der Reihe nach.

Konditionen und Unterlagen zuerst klären

Eine kurze schriftliche Vereinbarung verhindert die meisten späteren Streitigkeiten. Eine freiberufliche Texterin, die regelmäßig Aufträge weitergibt, nutzt einen Standardvertrag von unter zwei Seiten. Er regelt Laufzeit, Liefergegenstände, Honorar und Kündigung, dazu Vertraulichkeit, eine Abwerbeverbotsklausel, die den Subunternehmer daran hindert, deine Kunden direkt anzusprechen, und die Feststellung, dass er selbstständig und kein Angestellter ist.

Zwei praktische Details aus derselben Quelle lohnen die Übernahme:

• Ein einziger Ansprechpartner. Der Subunternehmer stellt die Rechnung an dich, nicht an deinen Kunden, und du bleibst die einzige Person, mit der der Kunde spricht.
• Unterlagen vor der Zahlung. Hole von jedem neuen US-Subunternehmer ein W-9 ein (von Subunternehmern außerhalb der USA ein W-8BEN), bevor du zahlst, und buche jede Zahlung sofort als Ausgabe.

Lege auch die Vergütungsgrundlage fest. Ein Preis pro Auftrag ist einfach, wenn das Ergebnis klar definiert ist. Stundenabrechnung passt zu offener Arbeit, doch dann ist das Stundenprotokoll das, worauf sich beide verlassen, und deshalb zählt der nächste Schritt.

Stunden des Subunternehmers pro Projekt erfassen

Wenn du dem Kunden nach Stunden berechnest, gehören die ausgelagerten Stunden in dieselbe Projektaufzeichnung wie deine eigenen. Sonst entsteht die Rechnung aus dem Gedächtnis, und das Gedächtnis verliert Zeit. Der Blog eines Anbieters von Zeiterfassungssoftware liefert ein einfaches Beispiel: Bei $75 pro Stunde kosten täglich fehlende 30 Minuten rund $9,750 im Jahr. Das ist das Beispiel eines Anbieters, kein gemessener Durchschnitt, aber du kannst die Rechnung mit deinem eigenen Satz nachprüfen.

Dieselbe Quelle nennt Gewohnheiten, die auch für Protokolle von Subunternehmern gelten:

• Erfasse, während du arbeitest, nicht am Ende des Tages oder der Woche. Gesammeltes Nachtragen ist der Ort, an dem Stunden vergessen werden.
• Nutze Projektcodes und den Status „abrechenbar“, damit interne und Kundenstunden sich nie vermischen.
• Schreibe konkrete Beschreibungen. „Besprechung mit dem Kunden“ rechtfertigt keine Rechnungszeile. „Willkommenstext nach Kundenfeedback überarbeitet“ schon.

Bitte deinen Subunternehmer, die Stunden wöchentlich in einem festen Format zu melden: Datum, Projekt, Aufgabe, Dauer, eine Zeile Beschreibung. Wöchentlich ist oft genug, um Probleme zu erkennen, solange die Arbeit frisch ist, und verhindert, dass Kleinigkeiten in unsichtbarer Arbeit verschwinden, die niemand berechnet.

Erfasste Stunden vor der Rechnung abgleichen

Reiche die Stunden eines Subunternehmers nicht ungeprüft an den Kunden weiter. Mache zuerst drei Prüfungen:

1. Passt das Protokoll zum Ergebnis? Sechs erfasste Stunden für eine Aufgabe, die normalerweise zwei dauert, verdienen eine Nachfrage, höflich und früh gestellt.
2. Sind die Beschreibungen konkret genug, um sie einem Kunden zu zeigen? Wenn du die Zeile nicht in deine Rechnung kopieren könntest, bitte um eine Neufassung.
3. Fehlt etwas? Überarbeitungen, Telefonate und Abstimmungszeit sind die üblichen Lücken, ebenso deine eigene Prüfzeit.

Deine Prüfung ist echte Arbeit, also erfasse sie. Sie liefert dir außerdem die beste Antwort, falls ein Kunde später eine Rechnung hinterfragt: ein datierter Nachweis, was getan wurde, von wem und wann du es geprüft hast. Kommt es dazu, ist eine belegorientierte Antwort viel einfacher, wenn das Protokoll schon sauber ist.

Entscheiden, wie du dem Kunden berechnest

Es gibt drei gängige Modelle, und keines ist falsch, solange du es in deinen Konditionen klar benennst:

• Weiterberechnung zum Selbstkostenpreis. Du berechnest die Stunden des Subunternehmers zu Kosten, dazu deine eigenen zu deinem Satz. Das ist transparent, lässt aber nichts für die Koordination, die du trägst.
• Dein Satz für alle Stunden. Du berechnest ausgelagerte Stunden zu deinem Standardsatz, weil der Kunde deine Verantwortung und Qualitätskontrolle kauft, nicht nur Arbeitskraft. Sei konsequent und verstecke dich nicht hinter vagen Positionen.
• Festpreis. Du bietest das gesamte Ergebnis an und nutzt die erfassten Stunden intern, um zu lernen, ob sich der Auftrag gelohnt hat. Siehe den effektiven Stundensatz bei Festpreisarbeit.

Was du auch wählst: Lies vorher deinen Kundenvertrag. Manche verbieten Unteraufträge oder verlangen eine Zustimmung. Wo sie erlaubt sind, ist die Information an den Kunden eine Höflichkeit und keine Pflicht, und die zuvor zitierte Freelancerin stellt es positiv dar: Sie bleibt der einzige Ansprechpartner und gestaltet, redigiert und genehmigt jeden Beitrag selbst.

Unterlagen zum Jahresende aufbewahren

Zahlungen an Subunternehmer kommen zur Steuerzeit wieder auf den Tisch. In den USA liegt laut IRS die Meldegrenze für das Formular 1099-NEC bei $600 für Zahlungen vor 2026 und bei $2,000 für Zahlungen im Jahr 2026, in späteren Jahren inflationsbereinigt. Ob jemand wirklich selbstständig ist, ist eine eigene Frage, und außerhalb der USA gelten andere Regeln. Bewahre das W-9 jedes Subunternehmers, die Rechnungen und die Jahressumme auf und frage eine Steuerfachperson, wie das für dich gilt.

So geht das mit Pomlo

Pomlo ist ein einfacher Zeiterfasser für iOS, Android und das Web, und drei Funktionen passen direkt zu diesem Ablauf:

• Projekte und Kunden halten jeden Kundenauftrag an einem Ort, sodass deine Stunden und deine Prüfzeit neben der ausgelagerten Arbeit stehen.
• Zeiterfassung mit Start und Stopp per Fingertipp macht Erfassen in Echtzeit für deine eigenen Stunden realistisch, und du kannst deine Prüf- und Koordinationszeit als abrechenbar markieren.
• Berichte und Rechnungen zeigen, wohin die Stunden gingen, und machen aus erfasster Zeit eine Rechnung, sodass die abgeglichene Summe das ist, was dein Kunde sieht.

Pomlo erfasst deine eigene Zeit. Meldet dir ein Subunternehmer Stunden, trage sie nach dem Abgleich im Projekt ein, damit ein Protokoll beides enthält. Die iOS-, Android- und Web-Apps von Pomlo bleiben synchron.

Lade Pomlo im App Store oder bei Google Play herunter.

Fazit

Auslagern ändert nicht, was dein Kunde kauft: dein Urteil und deine Verantwortung. Vereinbare zuerst die Konditionen, erfasse Stunden, sobald sie anfallen, gleiche ab, bevor du abrechnest, und sage klar, wie ausgelagerte Arbeit berechnet wird. Dann ist die Rechnung die Zusammenfassung eines Protokolls, dem du schon vertraust.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich meinem Kunden sagen, dass ich einen Subunternehmer einsetze?

Prüfe zuerst deinen Kundenvertrag, denn manche verbieten es oder verlangen Zustimmung. Wo es erlaubt ist, ist die Information eine Höflichkeit, und du bleibst der einzige Ansprechpartner, der die Arbeit freigibt.

Sollte ich auf die Stunden des Subunternehmers einen Aufschlag erheben?

Das ist deine Preisentscheidung. Du trägst Koordination, Prüfung und Verantwortung, daher berechnen viele Freelancer ausgelagerte Arbeit zu ihrem eigenen Satz. Sei konsequent und halte es in deinen Konditionen fest.

Wann muss ich für einen Subunternehmer ein 1099-NEC einreichen?

Die IRS-Grenze liegt bei $600 für Zahlungen vor 2026 und bei $2,000 für Zahlungen im Jahr 2026. Lass dir von einer Steuerfachperson bestätigen, wie das auf deinen Fall zutrifft.